La IA ofrece un futuro prometedor para la contabilidad de la construcción

¿Alguna vez ha deseado poder echarle un vistazo al futuro y ver cuáles son los proyectos que probablemente superen el presupuesto para poder encarar los problemas antes de que ocurran? Las empresas constructoras innovadoras están utilizando inteligencia artificial, automatización y análisis predictivo en la contabilidad de la construcción para hacer justo eso.

Las nuevas aplicaciones pueden analizar y presentar datos para facilitar la toma de decisiones y hacer que la información importante esté disponible rápidamente. Este nivel de automatización e inteligencia artificial (IA) es especialmente valioso en sectores como la construcción, donde el flujo de caja resulta crucial, el apalancamiento debe monitorearse de cerca y es necesario hacer un seguimiento tanto de los gastos como de la rentabilidad de cada uno de los proyectos.

El software contable ha pasado de proporcionar un panorama financiero histórico a ofrecer un resumen casi en tiempo real de todo: desde el progreso de los proyectos hasta el flujo de caja. QuickBooks Assistant, recientemente lanzado por Intuit, utiliza IA para responder preguntas, suministrar datos financieros relevantes e incluso ofrecer observaciones. Otras aplicaciones utilizan IA y aprendizaje automático para múltiples tareas, desde la automatización de informes de gastos hasta la conciliación de estados bancarios.

La creciente sofisticación con la que la IA puede analizar datos, conectarlos con datos preexistentes y presentarlos de una manera fácil de leer abre un abanico de posibilidades prometedoras dentro de la industria de la construcción. El registro de este negocio es complejo y está repleto de datos. Las compañías administran múltiples proyectos a la vez y necesitan llevar un registro por separado de datos que van desde materiales y mano de obra hasta límites de tiempo y apalancamiento, así como también la rentabilidad de cada proyecto. La IA puede ofrecer acceso en tiempo real a información clave para mejorar la toma de decisiones.

Los rápidos avances de la IA en la automatización, el análisis de datos, la seguridad y más tienen la capacidad de cambiar la forma en que las empresas constructoras hacen negocios. Sin embargo, las verdaderas transformaciones comienzan no con la tecnología, sino con un cambio de mentalidad y comportamiento. Los dueños de negocios, ejecutivos y gerentes de proyectos deben integrar estas tecnologías a su flujo de trabajo diario. La mayor parte de estas herramientas se basan en la nube y se puede tener acceso a ellas con facilidad en una obra.

La información sobre gastos, presupuestos y costos ya no queda enterrada en archivadores y los tenedores de libros y contadores no son los únicos pueden tener acceso a ella. Los programas de software avanzados pueden vincular y mostrar información, desde necesidades inmediatas de mano de obra y costos hasta materiales entrantes y registros financieros. Se presenta de forma tal que no se necesita un título en contabilidad o finanzas para poder entenderla. Esta información puede y debería usarse para tomar decisiones en tiempo real.

Por supuesto, la utilidad de la aplicación depende de los datos que recibe. Para obtener el resumen preciso en tiempo real de un trabajo o el panorama financiero de una compañía, el sistema necesita datos precisos y con el formato adecuado. La tecnología ya puede automatizar gran parte de este proceso al integrar las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito con los sistemas contables, de modo tal que cada transacción aparezca en sus libros en un día.

Las bases de datos pueden reconocer una foto tomada con un teléfono móvil, como la del recibo de un restaurante, y enviar esa información a las categorías de gastos correspondientes a comidas y entretenimiento. Mediante el uso de GPS, las aplicaciones pueden verificar automáticamente la entrada y la salida de los empleados de una obra y crear fichas instantáneas que transmiten los datos directamente al sistema contable. Es un gran cambio en comparación con la época en que llegaba un extenso estado bancario a fin de mes y algún pobre contador tenía que codificar todos esos cargos.

Puede que el avance más emocionante en cuanto a la IA en el campo de la contabilidad sea la posibilidad de utilizar los datos para predecir con mayor precisión las condiciones futuras. Los programas ya pueden tomar información histórica y usarla para hacer análisis predictivos. Por ejemplo, en vista del presupuesto, el cronograma y el estado de gastos actuales de una obra, la IA puede comenzar a predecir cómo se verá una vez finalizada. Esto se volverá más fácil, más habitual y mucho más sofisticado cuando la IA combine los datos históricos, la información contable actual y los indicadores no financieros para extrapolarlos a futuro.

Las empresas constructoras, con sus variables complicadas y sus cronogramas dependientes, realmente pueden beneficiarse gracias a esto. Imagínese un trabajo que requiera de los servicios de trabajadores especializados en concreto y placas de yeso, seguidos de fabricantes de gabinetes, electricistas y plomeros; a todos se les pagan tarifas diferentes y las necesidades de materiales varían. Con la información adecuada, las demoras y los sobrecostos pueden predecirse antes de que ocurran y es posible hacer ajustes de inmediato.

El desafío que enfrentan la mayoría de las compañías es configurar sistemas que registren y clasifiquen la información de sus proyectos de manera precisa y rápida para conectar dichos sistemas a software contables e incorporar el estado y la información de contabilidad a los flujos de trabajo diarios de los gerentes de proyectos.

Aprender toma tiempo. La mayoría de las empresas constructoras aún no aprovechan lo que la contabilidad en tiempo real tiene para ofrecer. Muchas apenas están comenzando a modernizar sus sistemas de modo que les permitan recibir y pagar facturas en forma electrónica. Las empresas constructoras que adoptan rápidamente nuevas tecnologías contables y de otro tipo tienen una ventaja por encima de las demás a la hora de licitar obras y generar rentabilidad.